Доступ к Яндекс Бизнесу: как подключить сотрудника или подрядчика

Карточку организации в Яндекс Бизнесе часто ведут несколько человек: владелец, администратор, маркетолог, подрядчик по продвижению. Передавать им пароль от своего аккаунта — плохая идея. В сервисе есть возможность выдать доступ другому человеку под его собственным аккаунтом Яндекса.

Почему нельзя делиться паролем

• Человек получает доступ ко всему вашему аккаунту: почте, диску, другим сервисам
• Нельзя понять, кто сделал изменения
• При увольнении сотрудника или смене подрядчика придётся менять пароль везде
• Двухфакторная аутентификация мешает совместной работе
• Если подрядчик сменит пароль, вы можете потерять доступ к своей организации

Как выдать доступ

Общая логика такая:

1. Попросите человека сообщить его логин или почту аккаунта Яндекса. Если аккаунта нет, пусть создаст его
2. Войдите в Яндекс Бизнес под аккаунтом владельца
3. Откройте нужную организацию и найдите раздел управления доступами — обычно он в настройках
4. Добавьте нового пользователя по его логину и выберите роль
5. Пользователь увидит организацию в своём кабинете

Интерфейс сервиса регулярно обновляется, поэтому названия разделов могут немного отличаться. Если не можете найти, воспользуйтесь справкой Яндекс Бизнеса.

Роли

В сервисе есть разные уровни доступа: владелец с полными правами и представители, которые могут редактировать карточку, отвечать на отзывы и работать с другими разделами. Выдавайте минимально необходимые права. Например, администратору, который отвечает на отзывы, не нужно право удалять организацию или управлять доступами других.

Доступ для агентства

Если продвижением карточки занимается агентство:

• выдайте доступ на аккаунт агентства или конкретного специалиста
• владельцем организации должна оставаться ваша компания
• не позволяйте подрядчику создавать карточку на свой аккаунт — тогда она будет принадлежать ему
• пропишите в договоре, что все аккаунты и данные принадлежат вам

Это особенно важно: при расторжении договора вы просто отзываете доступ, а карточка остаётся вашей со всей историей и отзывами.

Если карточку создал не владелец

Бывает, что карточку создал бывший сотрудник или подрядчик на свой аккаунт. Варианты:

• попросить его добавить вас как владельца и передать права
• если связи нет — подать заявку на подтверждение прав на организацию через сервис, подтвердив, что вы представитель компании

Второй путь дольше и может потребовать документов, поэтому лучше заранее следить, на чей аккаунт оформлена карточка.

Отзыв доступа

Когда сотрудник уходит или договор с подрядчиком закончен, удалите его из списка пользователей организации в тот же день. Проверьте, не осталось ли его в доступах других филиалов.

Корпоративный аккаунт

Хорошая практика — завести отдельный аккаунт Яндекса для компании, например на корпоративную почту, и сделать его владельцем всех организаций. Личные аккаунты сотрудников подключаются как представители. Так компания не зависит от одного человека.

Чек-лист

• владелец — корпоративный аккаунт компании
• у каждого сотрудника и подрядчика свой аккаунт и своя роль
• права выданы по необходимости, а не максимальные
• список пользователей проверяется раз в квартал
• доступ отзывается сразу после ухода человека
• данные для входа в корпоративный аккаунт хранятся в надёжном месте у руководителя

Итог

Доступ к Яндекс Бизнесу правильно выдавать через добавление пользователя, а не через передачу пароля. Владельцем должна оставаться компания, подрядчик — представителем. Если вы не уверены, на чей аккаунт оформлена ваша карточка, проверьте это сейчас — потом восстанавливать права сложнее.